Abkürzungsverzeichnis in Word erstellen

Warum zwei Methoden

Word bringt eine Funktion für ein »Stichwortverzeichnis« mit, ursprünglich gedacht für Sachbücher mit Stichwort-Index am Ende. Diese Funktion lässt sich zweckentfremden, um ein Abkürzungsverzeichnis zu erzeugen: Jede Abkürzung wird im Text als »Indexeintrag« markiert und zusammen mit ihrer Langform in ein alphabetisch sortiertes Verzeichnis überführt. Das klingt zunächst nach der eleganten Lösung, hat aber Nachteile — vor allem, dass das Stichwortverzeichnis im Standard Seitenzahlen ausgibt, was in einem Abkürzungsverzeichnis überflüssig und sogar irritierend ist.

Die zweite Methode: eine manuell gepflegte Tabelle. Sie erfordert mehr Handarbeit beim Anlegen, hat aber keine Tücken. Sie sortiert sich mit einem Klick, lässt sich exakt formatieren und stimmt am Ende immer mit dem Text überein, weil man sie ohnehin Hand in Hand mit der Schreibarbeit führt. Für Arbeiten mit bis zu 30 Abkürzungen — das ist der Regelfall — ist die Tabellenvariante der pragmatische Gewinner.

Voraussetzungen und Entscheidung

Die Anleitung bezieht sich auf Word 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365. Beide Methoden funktionieren in allen Versionen; die Menüpfade sind identisch. Die Entscheidung zwischen den Methoden hängt von zwei Fragen ab: Wie viele Abkürzungen kommen vor? Und sind bei der Korrektur noch größere Textverschiebungen zu erwarten?

Bei unter 30 Abkürzungen und stabilem Text: Tabelle. Bei mehr als 30 Abkürzungen oder einem Dokument, das noch stark umgebaut wird: Stichwortverzeichnis — der etwas höhere Einrichtungsaufwand zahlt sich aus, weil das Verzeichnis mit dem Text mitläuft.

Methode A: Stichwortverzeichnis (halbautomatisch)

Der Kern ist die Feldfunktion XE (Index Entry). Jede markierte Abkürzung wird mit einem unsichtbaren Feld versehen, das Langform und Kurzform zusammenbringt. Am Ende generiert Word aus allen XE-Feldern das Verzeichnis.

Schritt 1: Finden Sie die erste Abkürzung im Text — etwa »BGB« in »Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt …«. Markieren Sie nur »BGB« und drücken Sie die Tastenkombination Alt + Umschalt + X. Es öffnet sich der Dialog »Indexeintrag festlegen«.

Den Trick verlangt die Syntax des Felds: Im Feld »Haupteintrag« tragen Sie zuerst die Kurzform, einen Doppelpunkt, dann ein Leerzeichen, dann die Langform ein — also BGB: Bürgerliches Gesetzbuch. Word sortiert das später nach dem vor dem Doppelpunkt stehenden Wort (also alphabetisch nach der Abkürzung), und die Langform erscheint dahinter.

Klicken Sie auf »Alle markieren«, wenn jede Fundstelle dieser Abkürzung im Dokument einen Eintrag bekommen soll. Für ein Abkürzungsverzeichnis ist das nicht nötig — eine einzelne Markierung genügt, denn das Verzeichnis soll nur die Abkürzung und ihre Langform, nicht alle Seitenzahlen ausgeben. »Markieren« ist die richtige Wahl.

Schritt 2: Dialog geöffnet lassen und nacheinander alle Abkürzungen im Dokument auf dieselbe Weise erfassen. Das ist die zeitaufwendige Phase; dafür ist der Rest automatisch.

Schritt 3: Cursor an die Stelle setzen, an der das Verzeichnis stehen soll — meist zwischen Inhaltsverzeichnis und Einleitung. Menü »Verweise« → »Index einfügen« (manchmal auch »Stichwortverzeichnis einfügen«). Im Dialog wählen Sie »Eingezogen« als Typ und setzen die Spaltenzahl auf 1. Die Checkbox »Seitenzahlen rechtsbündig« lassen Sie inaktiv — das Verzeichnis erscheint dann ohne Seitenzahlen.

Schritt 4: Nach »OK« erzeugt Word das Verzeichnis. Es enthält alle markierten Abkürzungen samt Langformen, alphabetisch sortiert — typischerweise ohne Seitenzahlen, wenn die entsprechende Option abgewählt war. Aktualisierung nach neuen Einträgen wie üblich über Rechtsklick → »Felder aktualisieren«.

Methode B: Manuelle Tabelle (sortierbar)

Der pragmatische Weg: Eine zweispaltige Tabelle, linke Spalte Abkürzung, rechte Spalte Langform. Einfügen über »Einfügen → Tabelle → 2 Spalten × N Zeilen«, wobei N der erwarteten Anzahl entspricht (weitere Zeilen ergänzen sich beim Tippen automatisch über die Tab-Taste am Zeilenende).

Füllen Sie die Tabelle direkt, während Sie schreiben: Wann immer Sie eine neue Abkürzung einführen, fügen Sie eine Zeile ein. Am Ende des Schreibprozesses ist die Tabelle fast vollständig; was fehlt, findet sich beim letzten Durchlesen.

Zum Sortieren markieren Sie die gesamte Tabelle, wechseln ins Menü »Layout« der Tabellentools (erscheint nur, wenn der Cursor in der Tabelle steht) und klicken auf »Sortieren«. Im Dialog wählen Sie als Sortierspalte »Spalte 1«, Typ »Text«, Reihenfolge »Aufsteigend«. Nach der Bestätigung sortiert Word die Einträge alphabetisch.

Für ein typografisch sauberes Verzeichnis blenden Sie die Tabellenrahmen aus: Tabelle markieren, Registerkarte »Tabellenentwurf« → Button »Rahmen« → »Keine Rahmen«. Die Einträge stehen dann wie ein gesetztes Verzeichnis. Spaltenbreiten können Sie frei justieren — für Abkürzungsverzeichnisse bewährt sich etwa 3 cm für die linke, der Rest für die rechte Spalte.

Häufige Probleme und wie Sie sie lösen

Das Stichwortverzeichnis zeigt Seitenzahlen. Die Checkbox »Seitenzahlen rechtsbündig« war beim Einfügen aktiv. Rechtsklick auf das Verzeichnis → »Index bearbeiten« (oder »Verweise → Index einfügen« erneut), Checkbox deaktivieren.

In der Tabelle werden Einträge nicht richtig sortiert. Word sortiert groß-/kleinschreibungsabhängig. Im Sortier-Dialog unter »Optionen« die Checkbox »Groß-/Kleinschreibung« deaktivieren.

Die XE-Felder sind sichtbar und stören das Layout. Feldfunktionen werden bei eingeblendeten Steuerzeichen angezeigt (Strg + Umschalt + 8 deaktiviert das). Im Druckbild und PDF-Export sind sie unsichtbar.

Eine Abkürzung erscheint doppelt. Beim Stichwortverzeichnis wurde dieselbe Abkürzung mehrfach markiert, mit leicht abweichendem Eintragstext. Suchen nach ^d XE (in Feldfunktion) im erweiterten Suchen-Dialog zeigt alle XE-Felder. Doppelte anpassen oder löschen.

Redaktionelle Regeln für Abkürzungen

Abgesehen vom Word-Werkzeug: Ein Abkürzungsverzeichnis wird nicht automatisch deshalb zur Pflicht, weil die Arbeit einige Abkürzungen enthält. Eigennamen-artige Abkürzungen wie »BGB« oder »DSGVO« gehören in ein Verzeichnis, wenn sie fachfremden Leserinnen und Lesern nicht geläufig sind. Allgemein verständliche Abkürzungen wie »z. B.«, »etc.«, »u. a.«, »ggf.« oder die Duden-Standards (»Abb.«, »vgl.«, »Kap.«) kommen nicht ins Verzeichnis.

Eine zweite Regel, die in vielen Leitfäden steht: Bei der erstmaligen Verwendung im Text wird die Abkürzung zusammen mit der Langform eingeführt — »Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt …« — und danach wird nur noch die Kurzform verwendet. Das Abkürzungsverzeichnis ist der Referenzpunkt, der ermöglicht, die Kurzform später nachzuschlagen, wenn eine Leserin oder ein Leser mitten in das Dokument einsteigt.

Drittens: Konsistenz über das ganze Dokument. Wenn eine Abkürzung einmal als »DSGVO« erscheint, sollte sie nicht ein Kapitel später als »DS-GVO« auftauchen — das ist ein häufiger Fehler, wenn mehrere Autorinnen oder Autoren an einer Arbeit mitwirken oder wenn längere Zeit zwischen den Schreibphasen liegt. Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion (Strg + H) macht eine Konsistenz-Kontrolle am Ende des Schreibprozesses in wenigen Minuten möglich.

Viertens: Reihenfolge im Verzeichnis. Einheitlich alphabetisch. Bei Abkürzungen, die mit Ziffern oder Sonderzeichen beginnen, entscheidet das Sortier-Verhalten von Word: »3D« landet unter »3«, also in der Regel vor dem Buchstaben A. Für juristische Arbeiten mit vielen Paragraphen-Abkürzungen (§§) empfiehlt sich, diese entweder eigens am Anfang oder am Ende des Verzeichnisses zu gruppieren statt sie durch die Word-Sortierung automatisch platzieren zu lassen. Der Sortier-Dialog bietet unter »Optionen« dafür keine direkte Lösung — hier ist manuelle Nachjustierung nötig.

Fünftens: Platzierung im Dokument. Das Abkürzungsverzeichnis steht in den meisten deutschen Prüfungsordnungen nach dem Inhaltsverzeichnis und vor dem Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis. Wer an dieser Reihenfolge unsicher ist, prüft die eigene Prüfungs- oder Studienordnung: Abweichungen gibt es vereinzelt, und jede Hochschule definiert das Gesamtgefüge der Verzeichnisse selbst.

Alternative: LaTeX acronyms

In LaTeX leistet das Paket acronym (oder glossaries) exakt das, was Word nicht hat: Abkürzungen werden einmal deklariert, im Text mit einem Befehl ausgegeben (bei erster Verwendung mit Langform, danach automatisch kurz), und am Ende steht ein automatisch generiertes Verzeichnis. Für Arbeiten mit vielen Abkürzungen — technisch, juristisch, medizinisch — ist das ein echter Vorteil. Für Bachelor- und kurze Masterarbeiten bleibt die Word-Tabelle der schnellste Weg.

Wann ein Glossar sinnvoller ist

Nicht jede Arbeit braucht ein Abkürzungsverzeichnis. Wenn die Kurzformen nicht das eigentliche Problem sind, sondern fachliche Begriffe, die erklärt werden müssen, dann ist ein Glossar oder Begriffsverzeichnis die richtige Form — eine Liste von Termini mit kurzen Definitionen statt bloßer Kurz/Lang-Entsprechung. Word setzt solche Glossare auf dieselbe Weise wie ein Abkürzungsverzeichnis: als sortierte zweispaltige Tabelle. Der technische Weg ist identisch, nur die Inhalte unterscheiden sich — und der Verzeichnistitel.

Zusammenfassung

Ein Abkürzungsverzeichnis in Word entsteht entweder über die zweckentfremdete Stichwortverzeichnis-Funktion (mit der XE-Feldfunktion und dem Doppelpunkt-Trick) oder als sortierte zweispaltige Tabelle. Für kleine bis mittlere Listen ist die Tabelle einfacher, schneller und fehlerärmer. Die automatische Variante lohnt sich erst bei 30+ Abkürzungen oder bei noch unstabilem Text. In beiden Fällen gilt: Die Alphabetisierung ist die einzige echte Formalie, und die erledigt Word mit einem Klick.