Kopf- und Fußzeilen in wissenschaftlichen Arbeiten

Was in Kopf- und Fußzeilen stehen sollte

In wissenschaftlichen Arbeiten trägt die Fußzeile fast immer die Seitenzahl, allein. Mehr braucht sie nicht, und Mehr wirkt oft unruhig. Die Kopfzeile ist optional — in Bachelorarbeiten oft leer, in Masterarbeiten und Dissertationen üblich mit dem aktuellen Kapitelnamen. Ein Beispiel-Schema: Fußzeile zentriert die Seitenzahl, Kopfzeile links den Kapitelnamen, rechts leer.

Das Titelblatt bekommt weder Kopf- noch Fußzeile. Das Inhaltsverzeichnis je nach Hochschule-Vorgabe entweder leer oder mit römischer Seitenzahl, aber ohne Kapitelname. Der Hauptteil trägt beides: Seitenzahl unten, Kapitelname oben. Der Anhang wird wie der Hauptteil behandelt, oft aber mit eigener Nummerierung (A-1, A-2, …).

Die saubere Umsetzung verlangt drei bis vier Abschnittsumbrüche im Dokument und die Disziplin, die Kopf- und Fußzeilen jedes Abschnitts einzeln zu pflegen. Word macht das technisch einfach, das Ergebnis hängt aber daran, dass die Verknüpfungen zwischen den Abschnitten an den richtigen Stellen getrennt werden.

Voraussetzungen und Begrifflichkeit

Ein »Abschnitt« ist in Word ein Bereich zwischen zwei Abschnittsumbrüchen. Abschnittsumbrüche fügen Sie über »Layout → Umbrüche → Abschnittsumbruch: Nächste Seite« ein. Jeder Abschnitt hat eigene Kopf- und Fußzeilen-Einstellungen. Wenn Sie in einer Arbeit Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Hauptteil und Anhang abgrenzen, hat das Dokument in der Regel drei Abschnittsumbrüche und vier Abschnitte.

Die Anleitung bezieht sich auf Word 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365. Alle Funktionen liegen in allen Versionen identisch; die Menüführung weicht zwischen Windows und macOS nur minimal ab.

Kopfzeile öffnen und bearbeiten

Der schnellste Weg: Doppelklick in den oberen Seitenrand. Word wechselt in den Kopfzeilen-Bearbeitungsmodus; gleichzeitig blendet sich die Registerkarte »Kopf- und Fußzeile« ins Menüband ein, und der Fließtext wird ausgegraut. Um wieder in den normalen Text zu wechseln, doppelklicken Sie in den Textbereich oder drücken Esc.

In der Kopfzeile können Sie frei Text tippen, Grafiken einfügen oder Felder verwenden. Die Standardausrichtung ist linksbündig, aber mit der Tab-Taste erreichen Sie zwei voreingestellte Tabstopps — mittig und rechtsbündig. Ein häufiges Layout: links der Kapitelname, rechts die Arbeit (oder der Autorenname). Oder nur links der Kapitelname, sonst nichts.

Abschnitte entkoppeln

Nach dem Einfügen eines Abschnittsumbruchs übernimmt der neue Abschnitt standardmäßig Kopf- und Fußzeile vom vorherigen. Das ist erwünscht, solange der Hauptteil über mehrere Kapitel durchgängig eine einheitliche Fußzeile haben soll. Unerwünscht wird es an den Übergängen Titelblatt → Inhaltsverzeichnis und Inhaltsverzeichnis → Hauptteil: Die Kopfzeile des Hauptteils darf nicht im Titelblatt erscheinen, die Fußzeile mit Seitenzahl darf dort nicht stehen.

Klicken Sie in die Kopfzeile des Abschnitts, der unabhängig werden soll, und deaktivieren Sie in der Registerkarte »Kopf- und Fußzeile« den Button »Mit vorheriger verknüpfen«. Am rechten Rand der Kopfzeile verschwindet der Hinweis »Wie vorherige«. Ab jetzt wirken Änderungen in diesem Abschnitt nicht mehr auf den vorhergehenden — und umgekehrt. Kopf- und Fußzeile sind dabei getrennt zu behandeln: Wer nur die Fußzeile entkoppelt, hat weiterhin eine verknüpfte Kopfzeile.

Kapitelname automatisch einfügen

Der Clou für professionelle wissenschaftliche Arbeiten: In der Kopfzeile steht nicht ein fester Text, sondern automatisch der Name des aktuellen Kapitels — genau der Text der letzten Überschrift 1. Word leistet das über die Feldfunktion STYLEREF. Das Feld liest den Inhalt der letzten »Überschrift 1« oberhalb der aktuellen Seite aus und zeigt ihn in der Kopfzeile.

Vorgehen: Cursor in die Kopfzeile setzen. Menü »Einfügen« → »Schnellbausteine« → »Feld …«. Im Dialog links die Kategorie »Verknüpfungen und Verweise« wählen, rechts den Feldnamen »StyleRef« markieren. In den Feldeigenschaften auf der rechten Seite das Dropdown »Formatvorlagenname« auf »Überschrift 1« setzen. Bestätigen — in der Kopfzeile erscheint der Name des aktuellen Kapitels.

Ab jetzt springt der Kopfzeilen-Text automatisch mit: Auf Seiten, die zum Kapitel »Einleitung« gehören, steht »Einleitung«; auf Seiten des Kapitels »Methodik« steht »Methodik«. Eine Hand-Pflege entfällt. Aktualisierung erfolgt über die übliche Feld-Funktion, in der Regel beim Öffnen des Dokuments automatisch.

Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich

Gedruckte Arbeiten, die beidseitig bedruckt werden (Masterarbeiten ab einem bestimmten Umfang, Dissertationen), verwenden oft Kopfzeilen, die sich zwischen gerader und ungerader Seite unterscheiden: links (gerade Seite) der Kapitelname, rechts (ungerade Seite) der Unterabschnitt. Diese Setzung, aus dem Buchdruck übernommen, erhöht die Auffindbarkeit in längeren Texten.

Aktivieren Sie unter »Kopf- und Fußzeile → Optionen« die Checkbox »Unterschiedliche gerade/ungerade Seiten«. Ab jetzt hat jede Seite eine eigene Kopfzeile; Änderungen in der Kopfzeile einer geraden Seite betreffen nur gerade Seiten, und umgekehrt für ungerade. In geraden (linken) Kopfzeilen steht typischerweise der Hauptkapitelname linksbündig, in ungeraden (rechten) Kopfzeilen der Unterabschnitt rechtsbündig. Beide lassen sich über StyleRef automatisch befüllen — Überschrift 1 für gerade, Überschrift 2 für ungerade.

Für Bachelorarbeiten, die fast immer einseitig eingereicht werden, lohnt sich dieser Aufwand nicht. Für Masterarbeiten mit Druckauflage und Dissertationen gehört die Gerade/Ungerade-Trennung zum typografischen Standard.

Erste Seite anders

Für einfache Fälle — Titelblatt auf Seite 1, Rest als durchgängiger Hauptteil ohne weitere Abschnitte — reicht die Option »Erste Seite anders«. Sie verbirgt Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite des aktuellen Abschnitts. In der Registerkarte »Kopf- und Fußzeile« unter »Optionen« als Checkbox. Ab diesem Moment bleibt die erste Seite leer, ohne dass ein Abschnittsumbruch nötig wäre.

Für Arbeiten mit mehr Struktur — Titelblatt, Inhaltsverzeichnis mit römischer Zählung, Hauptteil mit arabischer Zählung, Anhang — reicht »Erste Seite anders« nicht. Dort sind Abschnittsumbrüche die saubere Lösung; »Erste Seite anders« wird zusätzlich für das Titelblatt in Abschnitt 1 verwendet, wenn das Titelblatt ohne Kopfzeile, der Rest von Abschnitt 1 (falls vorhanden) aber mit Kopfzeile erscheinen soll. Im Regelfall steht auf dem Titelblatt ohnehin allein, und Abschnitt 1 endet nach der ersten Seite.

Häufige Probleme und wie Sie sie lösen

Kopfzeile verschwindet nicht auf Titelblatt. Entweder fehlt der Abschnittsumbruch nach dem Titelblatt oder die Verknüpfung zwischen Abschnitt 1 und Abschnitt 2 ist nicht gelöst. Prüfen über Doppelklick in die Kopfzeile → Hinweis »Wie vorherige« suchen.

StyleRef zeigt den falschen Kapitelnamen. Meist eine Überschrift 1, die im Dokument außer der Reihe steht oder versehentlich ausgezeichnet wurde. Navigationsbereich (Strg + F → Überschriften) öffnen und die Hierarchie prüfen.

Seitenzahlen zählen doppelt oder versetzt. Abschnittsumbruch mit »Beginnen bei« auf einen Wert gesetzt, der nicht passt. Unter »Einfügen → Seitenzahl → Seitenzahlen formatieren« korrigieren. Mehr Details in Seitenzahlen ab Seite 3 in Word einfügen.

Kopfzeile ist zu nah am Text. Der Abstand wird unter »Layout → Seite einrichten → Layout« (oder dem kleinen Pfeil unten rechts der Gruppe »Seite einrichten«) gesetzt. Üblich: Kopfzeile 1,25 cm vom oberen Seitenrand, Fußzeile 1,25 cm vom unteren. Zu geringe Werte geraten in den nicht druckbaren Bereich mancher Drucker oder PDF-Exporte.

Zitat in Fußzeile erscheint als kryptischer Code. Wenn Sie versehentlich mit Strg + Alt + F (Fußnote einfügen) in der Kopf- oder Fußzeile gelandet sind und dort ein Zitat eingefügt haben, zeigt Word nicht den Beleg, sondern die Feldfunktion (z. B. { CITATION Sch24 \l 1031 }). Feld markieren, mit Umschalt + F9 zwischen Feldfunktion und Feldergebnis wechseln. Wenn das nicht hilft, Feld löschen und neu über »Einfügen → Zitat« einsetzen.

Typografische Feinheiten

Kopf- und Fußzeilen haben eigene Formatvorlagen, die über das Formatvorlagen-Andockfenster zentral anpassbar sind. »Kopfzeile« und »Fußzeile« sind die Standardnamen. Wer die Schriftgröße auf 10 pt reduzieren, die Schriftart auf die Fließtext-Schrift festlegen oder einen dünnen Trennstrich unter die Kopfzeile einfügen möchte, tut das einmal in der Formatvorlage — nicht in jeder einzelnen Kopfzeile. Letzteres ist verlockend schnell, führt aber bei mehreren Abschnitten zu visuellen Inkonsistenzen.

Zum Trennstrich: In der Kopfzeile Cursor setzen, über »Start → Absatz → Rahmen« entweder »Untere Rahmenlinie« oder ein individuelles Linien-Format wählen. Gängig sind 0,5 pt (dezent) oder 1 pt (deutlich); farblich Schwarz oder ein Grauton aus der Palette. Die Linie wiederholt sich automatisch auf allen Seiten, die dieselbe Kopfzeile teilen.

Zusammenfassung

Kopf- und Fußzeilen in Word hängen an drei Bausteinen: Abschnittsumbrüche zur Trennung von Titelblatt, Verzeichnissen, Hauptteil und Anhang; die Verknüpfungs-Option »Mit vorheriger verknüpfen« zur Steuerung, welche Abschnitte gemeinsam formatiert werden; und die Feldfunktion STYLEREF für den automatischen Kapitelnamen. Wer diese drei Werkzeuge beherrscht, bekommt eine Arbeit, deren Paginierung stimmt und deren Kopfzeilen sich automatisch mit dem aktuellen Kapitel ändern — eine Feinheit, die auffällt, ohne dass man sie benennen kann.